ÍNDICE DE MATERIAS
- Empieza el día estableciendo tus prioridades
- Deja de tratar cada mensaje como si fuera una tarea urgente
- Aprovecha los momentos en los que te concentras mejor
- Tómate descansos antes de que disminuya tu rendimiento
- No dejes las tareas difíciles para más tarde
- Organiza tus herramientas y tu espacio de trabajo
- Aprende a comunicar los problemas con la suficiente antelación
- Termina el día con un breve resumen
- La productividad es una habilidad que se desarrolla cada día
La productividad en el trabajo no consiste en realizar tareas una tras otra durante ocho horas sin descanso. Tampoco se trata de tener la lista más larga posible de tareas tachadas al final del día. Lo que cuenta, ante todo, es si el tiempo dedicado se traduce en resultados concretos.
En un entorno empresarial dinámico, donde lo que cuenta es la rapidez en la toma de decisiones y una comunicación eficaz, una buena organización del trabajo puede tener un impacto directo en la eficacia de todo el equipo. Es importante destacar que la productividad rara vez es el resultado de un impulso puntual de motivación. Por lo general, se construye a partir de hábitos diarios que ayudan a gestionar mejor el tiempo y a reducir las distracciones innecesarias.
¿Qué hábitos conviene adoptar para trabajar de forma más eficaz, sin esa sensación constante de prisa?
01
Empieza el día estableciendo tus prioridades
Uno de los errores más comunes en la organización del trabajo es empezar el día con tareas aleatorias. Respondemos al primer correo electrónico, consultamos los mensajes instantáneos y, a continuación, nos ocupamos del siguiente asunto que nos ha llamado la atención en ese momento. Antes de que nos demos cuenta, han pasado varias horas y las tareas más importantes siguen sin hacerse.
Una buena solución es dedicar unos minutos a establecer prioridades. Vale la pena plantearse qué tareas son más importantes para alcanzar los objetivos y cuáles requieren una actuación inmediata.
No todas las tareas tienen la misma urgencia. Responder a un mensaje puede esperar unos minutos, mientras que preparar una oferta para un cliente clave puede requerir una acción inmediata.
Resulta útil seleccionar las dos o tres tareas más importantes para cada día. Este plan facilita la toma de decisiones, sobre todo cuando surgen nuevas tareas a lo largo del día.
02
Deja de tratar cada mensaje como si fuera una tarea urgente
El correo electrónico y las aplicaciones de mensajería instantánea son una parte indispensable del trabajo de oficina. El problema surge cuando cada nuevo mensaje interrumpe automáticamente la tarea que se está realizando.
Revisar constantemente el correo puede llevar a una situación en la que se pase todo el día respondiendo a las necesidades de otras personas. Como consecuencia, no queda tiempo para las tareas que requieren un análisis propio y una mayor concentración.
Conviene reservar momentos para revisar la correspondencia menos urgente, sin perder por ello la capacidad de reaccionar rápidamente ante asuntos importantes.
En el ámbito comercial, el contacto rápido con el cliente suele tener importancia para el negocio. Por lo tanto, no se trata de ignorar los mensajes, sino de distinguir conscientemente entre los asuntos urgentes y aquellos que pueden esperar.
También es una buena costumbre redactar mensajes concisos. Un asunto claramente definido, una pregunta precisa y la indicación de la acción esperada reducen la necesidad de intercambiar más correos electrónicos.
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Aprovecha los momentos en los que te concentras mejor
No todo el mundo trabaja con la misma eficacia durante todo el día. A algunas personas les resulta más fácil concentrarse por la mañana, mientras que otras alcanzan su máxima concentración a última hora del día.
Merece la pena observar nuestro propio ritmo de trabajo y adaptar a él las tareas sobre las que tenemos control. Las tareas más exigentes, como el análisis de datos, la elaboración de estrategias o la preparación de ofertas, conviene realizarlas cuando estamos más concentrados.
Las tareas administrativas más sencillas se pueden posponer para los momentos en los que el nivel de energía es más bajo.
No siempre tenemos la posibilidad de planificar por nuestra cuenta toda la jornada. Las reuniones y las necesidades urgentes de los clientes pueden alterar incluso el horario mejor preparado. A pesar de ello, ser consciente de nuestro propio ritmo nos ayuda a aprovechar de forma más sensata el tiempo disponible.
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Tómate descansos antes de que disminuya tu rendimiento
Trabajar muchas horas seguidas sin descansar se suele confundir erróneamente con el compromiso. Sin embargo, el cansancio puede provocar que las tareas se realicen más lentamente, que disminuya la concentración y que se cometan más errores.
Las breves pausas permiten apartar la atención de la pantalla y volver a las tareas con más frescura. A veces basta con unos minutos de movimiento, un breve paseo o un cambio de aires.
Es importante que el descanso signifique realmente descansar. Revisar las últimas noticias en el móvil no siempre permite que la mente se recupere.
La productividad no consiste en mantener un ritmo elevado de forma constante. Se trata de gestionar la energía de tal manera que se mantenga una calidad adecuada del trabajo a lo largo de todo el día.
05
No dejes las tareas difíciles para más tarde
Todo el mundo tiene obligaciones que preferiría posponer para el día siguiente. Puede tratarse de una conversación con un cliente exigente, la elaboración de un informe complicado o la resolución de un problema que lleva mucho tiempo sin resolverse.
Posponer este tipo de asuntos suele hacer que ocupen más espacio en nuestra mente que su propia realización.
En lugar de esperar al momento ideal, vale la pena dividir una tarea difícil en etapas más pequeñas. Si preparar una presentación parece llevar mucho tiempo, se puede empezar por elaborar su estructura. Si nos estresa una reunión de negocios, el primer paso puede ser preparar los argumentos.
Empezar a trabajar suele resultar más difícil que continuar con ello. Por eso, uno de los hábitos más valiosos es ponerse manos a la obra incluso cuando aún no tenemos toda la motivación necesaria.
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Organiza tus herramientas y tu espacio de trabajo
La productividad también depende de la rapidez con la que seamos capaces de encontrar la información necesaria. Buscar documentos, revisar carpetas desordenadas o recordar acuerdos anteriores puede llevarnos una cantidad de tiempo sorprendentemente grande.
Merece la pena desarrollar un sistema sencillo para organizar archivos y notas. Los nombres claros de los documentos, las carpetas ordenadas y el hecho de anotar los acuerdos más importantes ayudan a evitar repetir el mismo trabajo.
Un principio similar se aplica al espacio de trabajo. No se trata de tener un escritorio perfectamente vacío, sino de un entorno que permita concentrarse en las tareas sin tener que estar buscando constantemente lo que se necesita.
Un puesto de trabajo bien organizado reduce los pequeños obstáculos que, por separado, parecen insignificantes, pero que, a lo largo de una semana, pueden afectar significativamente a la eficiencia.
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Aprende a comunicar los problemas con la suficiente antelación
La productividad en el trabajo en equipo no depende únicamente de la organización individual del tiempo. El intercambio eficaz de información es igual de importante.
Uno de los hábitos que pueden mejorar significativamente la eficacia es señalar rápidamente las dificultades. Si la realización de una tarea se retrasa, faltan datos necesarios o existe el riesgo de no cumplir el plazo, conviene informar de ello a las personas pertinentes lo antes posible.
Aplazar esa conversación suele limitar las posibilidades de encontrar una solución. Un problema que se podría haber resuelto en unos minutos puede, al cabo de unos días, afectar al trabajo de todo el equipo.
Una buena comunicación no significa que haya que informar a todo el mundo de cada detalle. Se trata de transmitir la información relevante a las personas que pueden ayudar o cuyo trabajo depende de nuestras acciones.
En Foodcom S.A., donde la colaboración entre equipos y el contacto con los socios comerciales son una parte importante de las tareas diarias, el flujo eficiente de información reviste una importancia especial.
08
Termina el día con un breve resumen
Una de las formas más sencillas de mejorar la organización del trabajo es dedicar los últimos minutos del día a hacer un resumen de las tareas realizadas.
Merece la pena comprobar qué se ha conseguido terminar, qué asuntos requieren una continuación y cuáles serán las prioridades del día siguiente. De este modo, resulta más fácil empezar la mañana siguiente sin tener que volver a analizar todas las obligaciones.
También es un buen momento para evaluar los propios hábitos. Si un tipo concreto de tarea suele llevar más tiempo del previsto, conviene reflexionar sobre a qué se debe. Quizá el problema sea una planificación inadecuada, pausas demasiado frecuentes o la falta de información adecuada al inicio del trabajo.
Estas observaciones permiten mejorar gradualmente la forma de trabajar sin tener que introducir cambios radicales.
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La productividad es una habilidad que se desarrolla cada día
No existe un único sistema ideal de organización del trabajo que sirva para todo el mundo. La jornada de un especialista en ventas es diferente a la de alguien que trabaja en finanzas, marketing o logística. Cada puesto requiere adaptar los métodos de trabajo a las responsabilidades concretas.
Sin embargo, hay una regla común: la eficacia se deriva de la constancia. Incluso los cambios más pequeños, si se aplican de forma constante durante un tiempo prolongado, pueden mejorar la calidad del trabajo realizado.
En el dinámico entorno de Foodcom S.A., la capacidad de gestionar prioridades, la autonomía y una comunicación eficaz ayudan a desenvolverse ante los retos empresariales cotidianos. Los buenos hábitos no solo permiten realizar las tareas más rápidamente, sino también tomar decisiones más meditadas y colaborar mejor con el equipo.
La persona más productiva de la oficina no es necesariamente la que trabaja más rápido. A menudo es aquella que sabe identificar lo que realmente requiere su atención y llevar a buen término, de forma sistemática, los asuntos más importantes.