KSeF – cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. Czym jest, od kiedy i jak działa w praktyce?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Jej zadaniem jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w ustandaryzowanym formacie XML.

System KSeF powstał w celu:

• ujednolicenia i usprawnienia obiegu faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami,
• wzmocnienia nadzoru podatkowego i ograniczenia ryzyka oszustw dzięki centralnemu rejestrowi faktur,
• poprawy efektywności zarówno w wystawianiu, jak i archiwizacji dokumentów – faktury wystawione w systemie są przechowywane przez określony czas.

W skrócie: jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, KSeF będzie coraz ważniejszym narzędziem do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur.

Termin „od kiedy” w kontekście KSeF wymaga doprecyzowania, ponieważ system był dostępny dobrowolnie, a jego obowiązek wprowadzany jest etapami. Najważniejsze daty to:

• Początkowo KSeF działał w formie dobrowolnej – przedsiębiorcy mogli korzystać z systemu już wcześniej.
• W 2024 roku znowelizowano przepisy, określając obowiązek korzystania z KSeF w kolejnych latach.
• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe podmioty, które w 2024 roku przekroczyły określony próg przychodów.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT.
• Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano okres przejściowy i możliwość odroczenia do 1 stycznia 2027 r.

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Dla większości firm będzie to właśnie kwiecień 2026 roku. Dobrze więc już dziś przygotować się do tych zmian, aby sprawnie przejść przez wdrożenie bez zakłóceń.

Aby dobrze wejść w nowy system, należy:

• zaktualizować oprogramowanie księgowe i sprawdzić jego zgodność z KSeF,
• wyznaczyć w firmie osoby odpowiedzialne za komunikację z systemem,
• przeprowadzić testowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych,
• przeszkolić zespół w zakresie zasad działania KSeF i bezpieczeństwa danych,
• opracować wewnętrzne procedury, które zintegrują KSeF z dotychczasowym obiegiem dokumentów.

Z najnowszego badania fillup k24 wynika, że tylko jedna na cztery firmy faktycznie działa w kierunku wdrożenia systemu. Aż 30% przedsiębiorstw nie zrobiło w tym zakresie nic, oczekując na oficjalne wytyczne. To alarmująca informacja, zwłaszcza że czasu na spokojne przygotowanie zmian w procesach księgowych i technicznych systematycznie ubywa.

System KSeF zmienia sposób myślenia o fakturowaniu. Sprawdź poniżej najważniejsze aspekty jego działania w odniesieniu do faktur elektronicznych, rejestru faktur i krajowego systemu e-faktur.

1. Wystawianie faktury ustrukturyzowanej

• Przedsiębiorca przygotowuje fakturę w formacie XML zgodnym z określoną strukturą logiczną.
• Po przesłaniu do KSeF, system sprawdza poprawność dokumentu, nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny i wystawia urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

2. Przekazywanie i odbieranie

• Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do dokumentu po uwierzytelnieniu w systemie lub za pomocą tzw. dostępu anonimowego.
• Faktura uznawana jest za wystawioną w momencie nadania jej numeru ID, a za otrzymaną – w momencie pobrania lub przypisania tego numeru.

3. Rejestr i archiwizacja

• Wszystkie faktury ustrukturyzowane są przechowywane w centralnym rejestrze faktur.
• Dokumenty są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

4. Korzyści i zmiany w procesach

• KSeF umożliwia skrócenie terminu zwrotu VAT.
• System wymusza dostosowanie oprogramowania księgowego i procesów finansowych w przedsiębiorstwach.
• Dla firm oznacza to konieczność aktualizacji procedur finansowych, szkoleń zespołów i usprawnienia przepływu informacji.

Dla kandydatów zainteresowanych rozwojem zawodowym w nowoczesnym środowisku – znajomość działania systemu KSeF będzie istotnym atutem. Wdrażanie tego typu rozwiązań technologicznych to także szansa na rozwój w obszarach finansów, administracji czy IT.

Wdrożenie KSeF to wyzwanie, które dotknie wszystkie przedsiębiorstwa działające w Polsce, niezależnie od branży czy wielkości. Oznacza konieczność dostosowania procesów finansowych, większej współpracy między działami i inwestycji w kompetencje cyfrowe. Firmy coraz częściej poszukują specjalistów, którzy potrafią łączyć wiedzę z zakresu finansów, IT i analizy danych.

Dla pracowników i kandydatów to również szansa. Organizacje, które stawiają na rozwój i nowoczesne rozwiązania, oferują możliwości zdobywania doświadczenia w obszarach takich jak automatyzacja, raportowanie czy digitalizacja dokumentów. W takich środowiskach — jak choćby praca w Foodcom, liczą się nie tylko umiejętności techniczne, ale też elastyczność, otwartość na zmiany i gotowość do nauki.

KSeF staje się więc nie tylko narzędziem księgowym, ale także impulsem do rozwoju zawodowego i transformacji kultury pracy w firmach, które chcą pozostać konkurencyjne w cyfrowej gospodarce.

Nowy system fakturowania to ważna zmiana dla przedsiębiorstw w Polsce. Ułatwia, standaryzuje i centralizuje obieg faktur elektronicznych oraz tworzy bezpieczny rejestr faktur dostępny online. Obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony etapami – od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 roku dla większości przedsiębiorców, a dla mikrofirm możliwe będzie odroczenie do 1 stycznia 2027 roku.